Datenschutzerklärung

helfin App & Website

Zuletzt aktualisiert: 3. November 2026

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten helfin verarbeitet — in der helfin Web-Anwendung und auf dieser Website —, warum wir sie verarbeiten und welche Rechte Sie haben. Datensätze in Ihrem Buchhaltungstresor werden auf Ihrem Gerät verschlüsselt, bevor sie unsere Server erreichen; für die optionale Kalenderverbindung gilt ein anderes, separat beschriebenes Schutzmodell.

1. Wer ist verantwortlich

Verantwortlicher für die hier beschriebene Datenverarbeitung ist:

helfin Business · korner studio Sàrl
Impasse des Amandiers 4
1585 Salavaux VD, Schweiz
E-Mail: privacy@helfin.ch

Bei Fragen zu Ihren Daten oder zu dieser Erklärung schreiben Sie an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Die Kurzfassung

Datensätze in Ihrem Buchhaltungstresor, darunter Bücher, Rechnungen, Ausgaben und Dokumente, werden Ende-zu-Ende auf Ihrem Gerät verschlüsselt, bevor sie unsere Server erreichen — wir hosten sie, können sie aber nicht lesen.
Das Hosting und die verschlüsselte Speicherung der helfin-Anwendung befinden sich in der Schweiz (Infomaniak). Wenn Sie eine Google- oder Microsoft-Kalenderverbindung wählen, gelangen ausgewählte Termindaten auch zu diesem Anbieter und können ausserhalb der Schweiz verarbeitet werden.
helfin zeigt keine Werbung, nutzt kein Werbe- oder App-übergreifendes Tracking, betreibt keine Analyse innerhalb der App und verkauft Ihre Daten niemals.
Standort und Face ID sind optional und bleiben aus, sofern Sie sie nicht aktivieren.
Sie können Ihr Konto und dessen Daten jederzeit in der App löschen.
Die Verbindung mit Google- oder Microsoft-Kalender ist für jede Person freiwillig. Ein Unternehmen kann den Zugriff auf Ihren persönlichen Anbieterkalender nicht für Sie genehmigen.

3. Daten, die die helfin App verarbeitet

Ihr Konto

Um Ihr Konto zu erstellen und zu schützen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort (nur als gesalzener Einweg-Hash gespeichert — das Passwort selbst speichern wir nie). Dies dient dazu, Sie anzumelden, Ihre Daten über Ihre eigenen Geräte hinweg zu synchronisieren und Sie zu Ihrem Konto und dem Dienst zu kontaktieren.

Ihre Buchhaltungsdaten

Wenn Sie helfin nutzen, erstellen Sie Finanz- und Geschäftsdaten — Rechnungen und Offerten, Ausgaben und Belege, Ihr Hauptbuch und Journal, MWST-Zahlen, Angaben zu Ihren Kunden und Lieferanten (Namen, Adressen, IBANs), Lohnabrechnungen und, wenn Sie eine Bank via EBICS verbinden, Zahlungs- und Kontoauszugsdaten.

Datensätze im Buchhaltungstresor werden auf Ihrem Gerät verschlüsselt, mit einem aus Ihrem Passwort abgeleiteten Schlüssel (Zero-Knowledge). Auf unseren Schweizer Servern werden sie nur in verschlüsselter Form gespeichert, sodass weder helfin noch unser Hosting-Anbieter sie lesen können. Wir verwenden sie ausschliesslich für die App-Funktionen und die Synchronisierung zwischen Ihren eigenen Geräten, nicht für Profiling oder Werbung. Die unten beschriebene separate Kalenderverbindung verwendet dieses Zero-Knowledge-Verschlüsselungsmodell nicht.

Dokumente und Belege

Fotos und Scans von Dokumenten und Belegen werden auf Ihrem Gerät verarbeitet, einschliesslich Texterkennung (OCR) — die Bilder verlassen Ihr Gerät nicht, um gelesen zu werden. Wenn Sie ein Dokument an eine Buchung anhängen, wird es wie Ihre übrigen Daten verschlüsselt und gespeichert.

Standort — nur wenn Sie ihn aktivieren

Wenn Sie den optionalen Standort für die Arbeitszeiterfassung aktivieren, erfasst helfin Ihre Position im Moment des Ein- oder Ausstempelns oder wenn Sie Fahrten erfassen, um zu bestätigen, dass Sie auf der Baustelle waren. Er ist standardmässig ausgeschaltet, wird nur bei geöffneter App verwendet (nie im Hintergrund), und Sie können ihn jederzeit in der App oder in Ihren Geräteeinstellungen ausschalten. Wenn Sie die Zeiterfassung als Mitarbeiter eines Unternehmens nutzen (siehe unten), werden Ihre erfassten Stunden und — falls Sie ihn aktiviert haben — der Standortstempel an diesen Arbeitgeber übermittelt.

Teams — Mitarbeiter und ihr Arbeitgeber

Ein Unternehmen kann seinen Mitarbeitern erlauben, Ausgaben und Arbeitsstunden von ihrem eigenen Telefon aus einzureichen, mit einem Code, den der Arbeitgeber ihnen gibt. Wenn ein Mitarbeiter einen Eintrag einreicht, leitet der Server von helfin ihn an das Konto dieses einen Arbeitgebers weiter — bei einer Ausgabe: den Beleg, den Betrag, das Datum und die Kategorie; bei Stunden: die Zeiten, die Baustelle und einen etwaigen Standortstempel. Die Identität des Mitarbeiters ist an den vom Arbeitgeber erstellten Code gebunden, sodass Einreichungen stets der richtigen Person zugeordnet sind. Der Arbeitgeber importiert den Eintrag anschliessend in seine (verschlüsselten) Bücher, woraufhin die weitergeleitete Kopie von unserem Server gelöscht wird.

Face ID / Biometrie

Wenn Sie Face ID oder biometrische Entsperrung aktivieren, wird dies vollständig vom Betriebssystem Ihres Geräts (Apple / Google) verarbeitet. helfin erhält niemals Ihre biometrischen Daten — das Gerät teilt der App nur mit, ob die Entsperrung erfolgreich war.

Technische Daten

Wie jeder Onlinedienst verarbeiten unsere Server grundlegende Verbindungsdaten — etwa IP-Adressen und Anfragezeiten —, soweit dies zur Erbringung des Dienstes und zu dessen Sicherheit erforderlich ist. Wir bewahren Serverprotokolle für einen begrenzten Zeitraum auf und nutzen sie nur, um helfin zu betreiben, Fehler zu beheben und abzusichern.

Optionale Verbindung mit Google- und Microsoft-Kalendern

Jede Person entscheidet selbst, ob sie ihr eigenes Google-Kalender- oder Microsoft-Outlook-Konto verbindet und welche Kalender sie auswählt. Die Verbindung ist standardmässig ausgeschaltet. Ihr Arbeitgeber oder andere HELFIN-Nutzer können den Zugriff auf Ihr persönliches Anbieterkonto nicht in Ihrem Namen genehmigen. Durch die Verbindung wird nicht Ihr gesamter persönlicher Kalender für das Unternehmen sichtbar; in HELFIN geteilte oder zugewiesene Arbeitstermine sind nur gemäss den HELFIN-Berechtigungen sichtbar.

Wenn Sie eine Verbindung aktivieren, fordert HELFIN Kalenderberechtigungen beim Anbieter an und kann Ereignisse aus den von Ihnen ausgewählten Kalendern lesen, darunter – soweit vorhanden – Titel, Datum, Uhrzeit, Zeitzone, Ort, Beschreibung, Teilnehmende und Ereigniskennungen des Anbieters. HELFIN verwendet sie für Ihre Agenda und, wenn Sie die Synchronisierung zusätzlich aktivieren, zum Abgleich von Änderungen bei geschlossener App. Nachdem Sie einen für Sie vorgeschlagenen Arbeitstermin angenommen haben, kann HELFIN ihn in Ihren gewählten Zielkalender exportieren; ein ausstehender Vorschlag wird nicht exportiert. Der Anbieter erhält die für diesen Termin nötigen Angaben, möglicherweise auch einen von Ihnen eingetragenen Kunden- oder Mandatsnamen, aber nicht Ihre gesamten Buchhaltungsdaten oder Dokumente.

Wenn Sie die Synchronisierung mit Google und Microsoft separat aktivieren, können Details eines Termins aus einem ausgewählten Kalender im Rahmen dieser Synchronisierung an den anderen ausgewählten Anbieter übermittelt werden. Für die Nutzung von HELFIN ist keine dieser Verbindungen erforderlich.

Die Anzeige von Terminen aus einem ausgewählten externen Kalender kopiert sie nicht automatisch in Ihren Buchhaltungstresor. Wenn Sie Ereignisse ausdrücklich zum Import auswählen, werden daraus dauerhaft gespeicherte persönliche HELFIN-Planungsnotizen in diesem auf dem Gerät verschlüsselten Tresor. Das Trennen des Anbieters oder Ausblenden der Quelle löscht diese Kopien nicht. Sie können importierte Notizen in HELFIN entfernen.

Arbeitstermine, die Ihnen eine berechtigte Kollegin oder ein berechtigter Kollege vorschlägt, werden getrennt von Ihrem persönlichen Anbieterkalender verarbeitet. HELFIN speichert Titel, Zeit und Ort in einem für den Server lesbaren Vorschlag, damit Sie annehmen oder ablehnen können; vor Ihrer Annahme werden diese Daten nicht an Google oder Microsoft gesendet. Wenn Sie Mitteilungen auf einem iPhone aktivieren, sendet HELFIN ein Gerätetoken und eine allgemeine Vorschlags- oder Erinnerung an Apple Push Notification service; die Push-Nachricht enthält keine Kunden- oder Termindetails.

Anders als der passwortverschlüsselte Buchhaltungstresor werden Kopien verbundener Kalenderereignisse und der Synchronisierungsstand auf den Schweizer HELFIN-Servern mit separaten Schlüsseln verschlüsselt, die der Dienst hält. Berechtigte Serverprozesse können Termindetails vorübergehend für den Abgleich lesen. Autorisierungstoken der Anbieter sind im Ruhezustand verschlüsselt. Wir verwenden diese Daten nur für die von Ihnen aktivierten Kalenderfunktionen und die Sicherheit des Dienstes, nicht für Werbung, Profiling, Verkauf oder KI-Training. Google und Microsoft verarbeiten Daten in ihren eigenen Diensten nach ihren eigenen Richtlinien; dies kann ausserhalb der Schweiz geschehen.

Unsere Nutzung von Informationen aus Google-APIs entspricht der Google API Services User Data Policy, einschliesslich ihrer Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

Sie können die Synchronisierung pausieren oder den Anbieter in HELFIN trennen und den Zugriff von HELFIN in Ihrem Google- oder Microsoft-Konto widerrufen. Die Trennung stoppt künftige Zugriffe und Schreibvorgänge; das Löschen des bei HELFIN gespeicherten Kalenderspiegels ist, wo angeboten, ein separater Schritt. Beim Anbieter können zuvor exportierte Termine verbleiben, insbesondere wenn die Bereinigung fehlschlägt oder der Zugriff bereits widerrufen wurde; prüfen und entfernen Sie diese dort nötigenfalls. Bei der Kontolöschung werden die aktiven Kalenderdatensätze von HELFIN entfernt, vorbehaltlich begrenzter Backup-Aufbewahrung und gesetzlicher Pflichten. Einzelheiten zu Daten beim Anbieter finden Sie in den Datenschutzerklärungen von Google und Microsoft.

Wenn der HELFIN-Zugang einer mitarbeitenden Person zurückgesetzt wird, gelangen ihre früheren synchronisierten Kalenderkopien, Vorschläge und Mitteilungen in ein mit dem Unternehmen verknüpftes Wiederherstellungsarchiv. Es kann für den Server lesbare Terminvorschauen enthalten. Frühere Google- oder Microsoft-Verbindungen werden widerrufen und für eine sichere Bereinigung aufbewahrt; wird die separate Archivierung der Verbindung gewählt, gelangen das verschlüsselte Token und das Verzeichnis verfolgter Ereignisse in ein weiteres Wiederherstellungsarchiv. Der neue Inhaber dieses Zugangs erhält diese Daten nicht. Derzeit gibt es für diese Archive weder eine automatische zeitliche Löschung noch eine individuelle Löschung in der App; sie bleiben bis zur Löschung des HELFIN-Kontos bestehen, vorbehaltlich Sicherungen und gesetzlicher Pflichten. Für Ihre Rechte kontaktieren Sie legal@helfin.ch. Das Zurücksetzen des Zugangs löscht keine bereits bei Google oder Microsoft vorhandenen Termine.

Datenschutzerklärung von Google · Datenschutzerklärung von Microsoft

4. Die Website

Wenn Sie uns über diese Website oder per E-Mail kontaktieren, verwenden wir Ihre Angaben zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Wir kaufen keine personenbezogenen Daten und erstellen keine Werbeprofile. Kontoeröffnung und Abonnements werden in der helfin-Anwendung verwaltet.

Die interaktive Demo mit QR-Rechnung und Hauptbuch auf dieser Website läuft vollständig in Ihrem Browser; die Beispielwerte, die Sie anpassen, werden nicht an uns gesendet und nirgends gespeichert.

Keine Reichweitenmessung auf dieser Website. Die Website lädt weder Google Analytics noch Google Tag Manager und sendet keine Ereignisse zur Reichweitenmessung. Sprache, Designmodus und Intro-Einstellungen bleiben lokal im Browser gespeichert. Notwendige Sicherheitsprotokolle gemäss §3 bleiben bestehen. Für verlinkte Websites gelten deren eigene Datenschutzerklärungen.

5. Wo Ihre Daten verarbeitet werden

Wir nutzen Infomaniak Network SA (Genf, Schweiz) als Auftragsverarbeiter für Schweizer Hosting und Speicherung der Anwendung und Website sowie für Kontakt-E-Mails. Diese Website sendet keine Reichweitendaten an Google. Wenn Sie eine Google- oder Microsoft-Kalenderverbindung wählen, gelangen ausgewählte Termindaten wie in §3 beschrieben auch zu diesem Anbieter und können ausserhalb der Schweiz verarbeitet werden. Wenn Sie iPhone-Mitteilungen aktivieren, verarbeitet Apple das Gerätetoken und die allgemeine Meldung in seinem Push-Dienst, möglicherweise ausserhalb der Schweiz. Für kostenpflichtige Abonnements verarbeitet Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland, und verbundene Unternehmen) Rechnungs- und Zahlungsdaten; dies kann eine Verarbeitung ausserhalb der Schweiz, auch in den Vereinigten Staaten, einschliessen. Der Buchhaltungstresor selbst bleibt verschlüsselt auf unserem Schweizer Hosting.

6. Rechtsgrundlage und Zweck

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und, für Nutzer in der EU/im EWR, nach der DSGVO. Unsere Rechtsgrundlagen sind:

Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen — um die helfin App bereitzustellen und Ihre Daten über Ihre Geräte hinweg zu synchronisieren;
Ihre Einwilligung — zur Standorterfassung der Zeiterfassung und zu Ihrer eigenen optionalen Kalenderverbindung, die Sie jeweils jederzeit widerrufen können;
Unser berechtigtes Interesse — am Betrieb, an der Unterstützung und an der Absicherung des Dienstes.

Die Zwecke beschränken sich auf den Betrieb von helfin, Ihre Unterstützung und die Sicherheit des Dienstes — niemals auf Werbung oder Profiling.

7. Wie lange wir sie aufbewahren

Wir bewahren Ihr Konto und seine verschlüsselten Daten so lange auf, wie Ihr Konto besteht; Sie können Ihr Konto und dessen Daten jederzeit in der App löschen. Kalenderverbindungsdaten und der verschlüsselte Spiegel bleiben erhalten, solange sie für die aktivierte Funktion benötigt werden; Sie können die Verbindung trennen und, wo verfügbar, den Spiegel in einem separaten Schritt entfernen oder dessen Entfernung verlangen. Zuvor exportierte Termine können bei Google oder Microsoft verbleiben, bis sie dort entfernt werden. Weitergeleitete Ausgaben und Stunden von Mitarbeitern werden von unserem Server entfernt, sobald der Arbeitgeber sie importiert. Kontaktdaten bewahren wir nur so lange auf, wie Ihre Anfrage dies erfordert oder bis Sie um Löschung bitten. Backups und technische Protokolle werden für begrenzte Zeit aufbewahrt und dann gelöscht, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

8. Ihre Rechte

Nach dem DSG (und der DSGVO für Nutzer in der EU/im EWR) haben Sie das Recht:

zu erfragen, ob wir Daten über Sie verarbeiten, und eine Kopie davon zu verlangen;
unrichtige Daten berichtigen zu lassen;
Ihre Daten löschen zu lassen;
Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen und sich abzumelden — jede E-Mail, die wir senden, enthält einen Abmeldelink, oder Sie können uns direkt schreiben;
der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen oder deren Einschränkung zu verlangen; und, soweit anwendbar, sie in einem portablen Format zu erhalten.

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter privacy@helfin.ch. Sie haben zudem das Recht, eine Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) einzureichen, www.edoeb.admin.ch; Nutzer in der EU/im EWR können sich auch bei ihrer lokalen Datenschutzbehörde beschweren.

9. Sicherheit

Ihr Buchhaltungstresor wird Ende-zu-Ende auf Ihrem Gerät verschlüsselt, bevor er uns erreicht, in der Schweiz gehostet und in verschlüsselter Form gesichert. Der separat verschlüsselte Kalenderspiegel wird in §3 beschrieben. Wir schützen unsere Systeme mit Zugriffskontrollen und bieten optional Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie Face ID / biometrische Entsperrung. Kein System kann als vollkommen sicher garantiert werden; bewahren Sie insbesondere Ihr Passwort sicher auf, denn es ist der Schlüssel zu Ihrem verschlüsselten Tresor.

10. Kinder

helfin ist ein professionelles Buchhaltungs- und Geschäftswerkzeug, das für die Nutzung durch Unternehmen und Erwachsene bestimmt ist. Es richtet sich nicht an Kinder, und wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung im Zuge der Weiterentwicklung von helfin aktualisieren. Die aktuelle Fassung ist stets die auf dieser Seite veröffentlichte, mit dem oben angegebenen Datum; bei wesentlichen Änderungen unternehmen wir angemessene Schritte, um Sie zu informieren.